Oracle license audit Before responding to the letter, find out what your contract requires you to do, and what it does not.
We manage your Oracle audit from start to finish with technical and legal expertise: we define the scope, verify the data before it reaches the auditor, and negotiate the claim so that you don't pay what you shouldn't.
- Independent of Oracle and its resellers
- Confidential
- At any stage of the audit
Subject: Review of Oracle program usage
In accordance with your license agreement, we are informing you of our intention to review the use of Oracle programs in your organization.
Please confirm a contact person and date for the kickoff meeting in the coming days, and that you run the attached data collection scripts on all your servers.
Sincerely, the license review team.
Answering without preparation is the most expensive mistake in the entire process.
What is an Oracle audit?
An Oracle audit is a formal review conducted by Oracle, either directly or through an external auditor, to verify that a company's use of its software complies with its licensing agreements. The authority to conduct audits is outlined in the license agreement (OLSA or OMA) and is managed by its licensing unit, GLAS (formerly known as LMS).
If the audit detects usage exceeding the licensed amount, Oracle requires the purchase of the missing licenses and associated technical support, typically at list price. The process usually begins with a notification letter and can take several months.
Content reviewed by Auri Legal & IT Consulting, specialists in technology contracts and software licenses · Updated:
What's at stake in an Oracle audit?
Oracle's claim is not a fixed invoice: it's a figure calculated using their own scripts, under their own interpretation, and at list price. That's why the initial figure is almost never the amount you actually have to pay.
Las reclamaciones iniciales van desde cientos de miles de euros hasta decenas de millones, según el tamaño de la empresa y el alcance.
Lo que suele superar la reclamación inicial a la exposición real, una vez verificada de forma independiente.
De soporte técnico que se suma a las licencias reclamadas, con carácter retroactivo.
Datos orientativos basados en estudios publicados por consultoras independientes de licenciamiento Oracle. Cada caso depende del contrato y del entorno técnico.
Qué dice realmente su contrato con Oracle
La facultad de auditar está en la cláusula de auditoría de su OLSA u OMA. Es una cláusula breve, y lo que no regula es tan importante como lo que regula: buena parte de lo que se le pedirá durante el proceso no tiene respaldo contractual.
Lo que el contrato establece
- Preaviso por escrito de 45 días antes de iniciar la auditoría.
- Cooperación razonable por su parte y acceso a la información necesaria.
- 30 días para pagar el uso que exceda de sus licencias, una vez notificado por escrito.
- Si no paga, Oracle puede resolver el soporte, las licencias o el acuerdo.
Lo que el contrato no aclara
- Cuánto debe durar la auditoría y qué plazos intermedios son exigibles.
- Qué información es «razonable» y si incluye datos de otros fabricantes o de su virtualización.
- Si está obligado a ejecutar scripts concretos o puede aportar los datos de su propia herramienta SAM.
- Si debe aceptar a un tercero auditor que actúa en nombre de Oracle.
- Cómo se valora un producto instalado pero nunca usado, o un uso puntual ya pasado.
Cómo se desarrolla una auditoría y dónde intervenimos
Las auditorías de Oracle siguen casi siempre el mismo recorrido. En cada fase hay decisiones que reducen o amplían la reclamación final.
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La carta de notificación
Oracle comunica su intención de auditar y propone una reunión de inicio.
Qué hacemosVerificamos el origen y el preaviso, revisamos sus contratos y preparamos la respuesta antes de que diga nada.
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Reunión de inicio y alcance
Se definen productos, entidades y entornos a revisar. Es donde se construye la reclamación.
Qué hacemosNegociamos un alcance acotado por escrito: productos, sociedades, plazos y forma de entregar los datos.
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Recogida de datos
Cuestionarios, scripts de medición, capturas de la virtualización y esquemas de arquitectura.
Qué hacemosEjecutamos antes nuestro propio análisis, revisamos lo que recoge cada script y solo se entrega lo que corresponde.
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Informe preliminar
Oracle presenta sus hallazgos y una cifra, y le da un plazo para alegar.
Qué hacemosRebatimos técnica y jurídicamente cada hallazgo: métricas, particionamiento, opciones activadas y usos no productivos.
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Negociación y cierre
La auditoría suele convertirse en una propuesta comercial: licencias, soporte o migración a la nube.
Qué hacemosSeparamos el cumplimiento de la venta y negociamos un cierre por escrito, sin compromisos que no necesita.
Dónde se concentran las reclamaciones
En la mayoría de auditorías, el grueso de la cifra procede de unos pocos puntos técnicos que admiten defensa.
Virtualización con VMware
Oracle pretende licenciar clústeres completos apoyándose en políticas de particionamiento que, por lo general, no forman parte del contrato.
Opciones y packs activados
Diagnostics, Tuning o Partitioning aparecen como usados en Enterprise Edition aunque nadie los haya contratado ni aprovechado.
Java SE
Los cambios en el modelo de suscripción han convertido Java en una de las fuentes de reclamación más frecuentes de los últimos años.
Entornos de respaldo, pruebas y clones
Sistemas de recuperación, copias o clones temporales que se contabilizan como si estuvieran en producción.
¿Prefiere anticiparse a la auditoría? Vea nuestro servicio de optimización de licencias Oracle.
Por qué defender su auditoría con Auri
Una auditoría de Oracle es a la vez un problema técnico, contractual y comercial. La tratamos así desde el primer día.
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Técnico y jurídico a la vez
Analizamos su infraestructura con la misma metodología que el auditor y contrastamos cada hallazgo con lo que su contrato realmente exige.
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Sin conflicto de interés
No vendemos licencias ni somos partners de Oracle. Solo defendemos los intereses de su empresa.
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Un único interlocutor
Coordinamos la comunicación con Oracle o su auditor externo para que su equipo técnico no pierda semanas en el proceso.
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Confidencialidad total
Toda la información de su entorno y de sus contratos se trata con estricta reserva.
Preguntas frecuentes sobre auditorías Oracle
¿Estoy obligado a ejecutar los scripts que envía Oracle?
El contrato obliga a cooperar y facilitar información razonable, pero no fija una metodología concreta. Antes de ejecutar ningún script conviene revisar qué recogen, acordar el alcance y conocer su posición real.
¿Cuánto dura una auditoría de Oracle?
El contrato no establece una duración. Fija un preaviso de 45 días y un plazo de 30 días para pagar las cantidades notificadas. Los plazos intermedios que proponga el auditor deben negociarse.
¿Puede auditarme una empresa externa en nombre de Oracle?
Es habitual que Oracle trabaje con partners auditores, aunque los contratos estándar OLSA y OMA no lo mencionan expresamente. Es un punto que conviene revisar y, en su caso, negociar al inicio.
¿Cuándo debo contactar con un asesor independiente?
Lo ideal es hacerlo nada más recibir la carta, antes de la reunión de inicio y antes de entregar datos. Aun así, podemos intervenir en cualquier fase, incluso con el informe preliminar ya emitido.
¿Qué ocurre si no se paga en el plazo de 30 días?
El contrato permite a Oracle resolver el soporte técnico, las licencias o el propio acuerdo. Por eso la negociación de la cifra debe hacerse antes de que se notifique el informe final.
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Hable con nosotros antes de responder a Oracle
En una sesión de 30 minutos sin coste revisamos su situación, el punto en el que está la auditoría y los principales focos de exposición.
¿Ya ha recibido la carta? Llámenos hoy. Los primeros días son los que más margen de defensa dan.
